Data digital mudah dimanajemen, serta tidak memerlukan tempat terlalu besar ketimbang dokumen fisik. Namun, data digital juga rawan kerusakan. Bahkan, jauh lebih mudah rusak maupun hilang jika tak dikelola dengan baik.
Kejadian-kejadian seperti flash disk tercuci, hard disk tiba-tiba tak berfungsi, hingga laptop terjatuh, dan berbagai kejadian tak terduga lainnya bisa terjadi kapan saja. Beberapa di antaranya bahkan telah dialami oleh TISA.
Oleh karena itu, sangat disarankan untuk membuat salinan data yang dimiliki.
MEDIA yang Dipakai
Tergantung keperluan.
- Apabila data yang disimpan tak begitu banyak, dapat menggunakan flash disk atau kartu memori.
- Namun jika data yang dikelola dalam ukuran dan jumlah yang besar, sangat disarankan menggunakan hard disk.
Jumlah Salinan
Setidaknya, ada dua salinan data yang harus dimiliki.
- Salinan aktif selalu dibawa ketika bepergian, selalu ada di tas kerja.
- Sedangkan salinan pasif, ditinggal dan disimpan di tempat yang aman.
Jumlah salinan tersebut bisa ditambah lagi dengan off-site backup, yang sengaja disimpan tidak di lokasi asalnya. Off-site backup sangat penting untuk antisipasi kejadian bencana serta kemalingan. Salinan yang berada di luar lokasi ini dapat berupa salinan online, offline, atau perpaduan keduanya.
- Salinan online berupa sinkronisasi dengan cloud hosting.
- Untuk data kantor/sekolah, sangat disarankan untuk membuat off-site backup secara offline dan disimpan di luar kantor/sekolah. Misalnya, disimpan oleh kepala sekolah atau staf khusus yang telah ditunjuk.
Jangka Waktu
Kapankah sebuah data harus di-backup? Itu bergantung keperluan.
- Apabila perubahan data terbilang aktif, lebih sering maka lebih baik.
- Jika data termasuk pasif, misalnya data yang telah dibuat tahun lalu, dan tidak ada perubahan lagi, bisa cukup hanya sekali.
Perawatan MEDIA
Proses backup tak hanya berhenti sekadar menggandakan data. Media yang dipakai juga perlu dirawat. Lakukan pengecekan rutin untuk memastikan data yang ada di dalam media masih bisa diakses. Terutama sekali pada media salinan pasif. Jika terjadi masalah, segera ganti dengan yang baru.
Selain itu, jadwalkan untuk mengganti media dalam jangka waktu tertentu meskipun tidak ada yang rusak. Misalnya, mengganti flash disk setelah 5 tahun dipakai, serta mengganti hard disk setelah 10 tahun dipakai. Setidaknya, bersiap-siaplah untuk mengganti (dari sisi budget misalnya).
Penerapan
Media dan Jumlah Salinan
TISA sendiri menerapkan empat salinan data. On-site dan off-site backup masing-masing memiliki dua salinan.
- Salinan aktif, menggunakan hard disk eksternal yang selalu dibawa oleh staf.
- Salinan pasif, menggunakan hard disk eksternal yang disimpan di tempat khusus di kantor.
- Salinan aktif tambahan berupa sinkronisasi cloud hosting menggunakan Google Drive, Dropbox, dan OneDrive.
- Salinan pasif tambahan menggunakan hard disk eksternal yang tidak disimpan di sekolah.
Jadwal Backup
Jadwal backup untuk data aktif minimal tiga bulan sekali, sedangkan data pasif setahun sekali.
Sementara pencadangan yang memakai cloud hosting, akan terjadi otomatis setiap ada perubahan pada data asli (sinkronisasi).
Perawatan
Media backup yang dipakai harus diganti setidaknya 10 tahun sekali, meski tidak ada yang rusak.
Data yang Dicadangkan
Mencakup seluruh data, termasuk sistem operasi yang digunakan.